Hospodářský subjekt podle čl. 12 odst. 1 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2017/852 zašle ministerstvu v listinné nebo elektronické podobě formulář obsahující údaje podle čl. 12 odst. 1 písm. a) až c) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2017/852 a kopie osvědčení podle čl. 14 odst. 1 až 3 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2017/852 obdržených v předchozím kalendářním roce.
Potvrzené kopie dokladu CITES se vydávají v případě, že povolení CITES k dovozu bylo vydáno na více exemplářů ohrožených druhů a při jejich převodu by mělo dojít k jejich rozdělení. Vydávají krajské úřady na základě žádosti vlastníka, po rozepsání dokladu do potvrzených kopií si ponechají jeho originál.